La lettre recommandée est un courrier qui permet de donner une date certaine à l’envoi d’un document. Elle est utilisée pour la signification d’un acte ou d’une décision juridique, mais aussi pour les actes de procédure (assignation, convocation devant le tribunal, expulsion d’un locataire…).
L’envoi d’une lettre recommandée est soumis à des règles précises. Nous allons voir comment envoyer une lettre recommandée et quelles sont les formalités à respecter.
Qu’est-ce qu’une lettre recommandée avec accusé de réception ?
L’envoi de courrier est une pratique très ancienne qui a été utilisée depuis le Moyen âge.
La lettre recommandée, dont l’objet est d’informer son destinataire de la remise du pli à un tiers, a été mise en place par Napoléon Bonaparte en 1849.
L’avantage de cette procédure réside dans le fait qu’elle permet au destinataire qui ne se rend pas chez son expéditeur, ou bien s’il n’est pas présent lorsque celui-ci passe pour déposer le pli, de recevoir un avis lui permettant de récupérer le pli si son absence n’avait pas été excusée.
Aujourd’hui, il existe plusieurs types de lettres recommandées :
- La lettre simple : elle est envoyée sans accusé de réception et vous êtes responsable des éventuelles erreurs commises sur l’adresse du destinataire (lisiblement inscrite sur l’enveloppe).
- La lettre recommandée AR : celle-ci contient un accusé de réception et vous n’êtes responsable que des erreurs éventuelles concernant l’adresse indiquée sur l’enveloppe. A envoyer pour résilier une assurance par exemple
- La lettre RAR : celle-ci contient un accusé réception et vous n’êtes responsable que des erreurs concernant la date et les indications relatives à votre adresse (lisiblement inscrite sur l’enveloppe).
Comment puis-je envoyer une lettre recommandée en ligne ?
Depuis quelques années, le courrier recommandé est soumis à des règles strictes et l’envoi de lettres en ligne n’est pas autorisé. Si vous êtes un professionnel et que vous envoyez régulièrement des courriers recommandés, il peut s’avérer très intéressant de savoir comment envoyer une lettre recommandée en ligne. En faisant appel à un prestataire spécialisé en solutions d’expéditions, vous pourrez ainsi éviter les déconvenues liées au défaut de conformité du service postal.
Le service d’un prestataire spécialisé vous permet donc de ne plus avoir à craindre les retards ou la non-réception du courrier.
Lorsque votre destinataire reçoit son recommandé, il dispose d’un délai de 15 jours pour retirer sa lettre au bureau de poste indiqué sur le cachet apposé par La Poste sur le colis.
Quels sont les tarifs pour envoyer une lettre recommandée ?
L’envoi d’une lettre recommandée est un service qui peut vous faciliter la tâche. En effet, cela vous évite de devoir acheter une enveloppe recommandée et d’aller à la poste pour l’affranchir.
Lorsque vous envoyez des documents par courrier recommandé, ils sont réputés avoir été envoyés ou reçus le lendemain matin du jour où ils ont été remis au destinataire.
Votre entreprise ne doit pas être trop éloignée de votre domicile (si vous choisissez le courrier recommandé) ou de l’adresse de destination (si vous choisissez un transporteur). Si ces conditions sont respectées, les coûts seront minimes.
Les tarifs dépendent directement du poids et des dimensions du colis que nous devons envoyer.
Le tarif comprend toujours les frais d’expédition ainsi que les taxes éventuelles.
Dois-je obligatoirement être présent lors de l’envoi de ma lettre recommandée ?
Par défaut, le destinataire doit signer l’avis de réception. Cette signature vous permet de savoir que le courrier a été reçu et lui garantit une preuve de dépôt. En cas d’absence, il faut donc renvoyer votre courrier en AR à l’adresse indiquée sur la lettre ou bien la poster avec un avis de passage. Cependant, si vous souhaitez être certain que votre recommandé est distribué même si le destinataire ne signe pas votre lettre recommandée, il faut donner des instructions supplémentaires au facteur : présentez-vous à son domicile afin qu’il puisse lui remettre le courrier contre signature. Un justificatif d’identité sera demandé par ce service pour éviter tout risque d’abus. Pour être sûr que votre lettre recommandée soit bien arrivée à destination, vous pouvez opter pour la solution du suivi en ligne qui vous permettra de suivre chaque étape du processus sur Internet.
Puis-je faire envoyer ma lettre recommandée par procuration ?
Dans un courrier, il est important de savoir faire preuve d’imagination en ce qui concerne la forme et le contenu.
Vous pouvez par exemple écrire une lettre ouverte à un membre de votre famille que vous n’avez pas vu depuis longtemps ou encore envoyer une carte postale à un ami, mais aussi préparer un petit cadeau pour l’anniversaire d’un collègue.
Il faut aussi savoir varier les plaisirs en proposant des formules différentes : carte postale, lettre simple, lettre ouverte, message audio… Le tout est de faire preuve d’originalité et de personnaliser au maximum votre courrier. Pourquoi ne pas imaginer des formules plus originales comme une carte-cadeau envoyée directement par e-mail ? Si vous souhaitez rester plus classique et traditionnel, il est possible d’envoyer sa lettre recommandée sur papier libre. Nul besoin alors d’utiliser une enveloppe spéciale pour la recommandation puisque celle-ci peut être directement insérée dans l’enveloppe. Cependant, si vous choisissez cette option, veillez à bien préciser le nom du destinataire afin qu’il ne soit pas confondu avec celui de l’expéditeur ! Il faudra ensuite penser aux options supplémentaires qui sont proposés pour compléter le service classique (timbre fiscal), mais aussi aux conditions particulières liées à la livraison (remise contre signature).
Mon destinataire doit-il obligatoirement être présent pour réceptionner ma lettre recommandée ?
La loi prévoit que le destinataire doit obligatoirement être présent pour réceptionner la lettre recommandée. Cependant, cette règle n’est pas une obligation pour l’expéditeur.
Il peut envoyer sa lettre recommandée à son domicile même s’il ne sait pas si son destinataire sera présent. Si vous souhaitez quand même privilégier cette option, il est possible de laisser un avis de passage dans votre boîte aux lettres ou dans votre bureau de poste.
Vous pouvez aussi faire signer à votre destinataire une décharge qui lui permettra de récupérer le courrier dans son casier s’il n’est pas venu le chercher.
La lettre recommandée est un moyen de preuve. Elle est utilisée pour prouver que le destinataire a bien reçu un courrier et qu’il a donc la possibilité d’y répondre. La lettre recommandée peut être envoyée par voie postale, ou remise en main propre contre signature, à l’adresse du destinataire.
